Eintritt frei? Diese Fehler sollten Sie vermeiden, wenn es um Ihre Zugangsdaten geht

Kategorie: Know How

Wie verwalte ich meine Zugänge zu AdWords, Google Analytics oder meinen Social Media Konten professionell?
Was müssen Unternehmen bei der Zusammenarbeit mit Agenturen beachten und was mache ich nur, wenn das Passwort fehlt?

Die Profis von Click Effect stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite und geben Einblick in die Best Practices zur Verwaltung Ihrer Zugangsdaten für Google Analytics und AdWords. Aber natürlich können diese Tipps auch ohne Weiteres auf die Zugangsdaten für Ihr CMS, Ihr Shopsystem oder Ihre anderen Accounts übertragen werden.

Wenn der Ex noch einen Schlüssel hat – ehemalige Kollegen und Partner haben noch Zugang

Dass Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, ihren Büroschlüssel abgeben müssen, ist selbstverständlich. Das wird per Unterschrift festgehalten, protokolliert, abgeheftet. Nur wenige Unternehmen kümmern sich jedoch routinemäßig darum, wie es mit den Online-Zugängen aussieht. So findet man in der Nutzerverwaltung oft erschreckend viele Karteileichen – ehemalige Mitarbeiter, Partneragenturen von vor drei Jahren, etc. Das ist nicht nur fahrlässig, sondern geradezu gefährlich! Unbefugte Dritte können so Ihre Konten nicht nur einsehen, sondern je nach Zugriffsberechtigung sogar Daten verändern und Ihnen unabsehbare Kosten und viel unnötigen Ärger einhandeln.

Anleitung: So einfach verwalten Sie Ihre Zugangsdaten

Nehmen Sie sich regelmäßig etwas Zeit, um die Zugriffsberechtigungen Ihrer Konten zu überprüfen und aufzuräumen. Alternativ können Sie sich bei Vertragsende eines Partners eine Liste aller Zugänge geben lassen und ihn dann von Ihren Konten aussperren. Das geht ganz einfach!

Beispiel Google Analytics
Für Google Analytics klicken Sie hierzu im Konto auf „Verwaltung“ und dann, je nachdem für welche Ebene die Zugriffsberechtigungen vergeben bzw. entzogen werden sollen, unter „Konto“, „Property“ oder „Datenansicht“ auf Nutzerverwaltung. Hier erscheint eine Liste der jeweils Zugriffsberechtigten, die Sie einfach editieren können.

 

Zugriffsberechtigungen in Google Analytics

Hilfe, das Passwort ist weg! Wenn man sich zu sehr auf den Browser-Verlauf verlässt

Es ist ja schon praktisch, wenn die Passwörter und Zugangsdaten bereits im Browser gespeichert sind. Man muss sich nichts mehr merken, einfach „Enter“ drücken und direkt geht’s los. Aber was ist, wenn der Browser neuinstalliert werden muss, oder die Browser-Chronik und Cookies zwischendurch gelöscht werden? Dann wünscht man sich, man hätte eine Datei angelegt, in der man all diese Zugangsdaten gespeichert hat. Aber ist das nicht auch furchtbar unsicher? Nicht, wenn Sie diese Regeln beachten.

So bewahren Sie Ihre Zugangsdaten sicher auf

Je nach Größe Ihres Unternehmens haben sich unterschiedliche Methoden bewährt. Kleine Unternehmen fahren mit einer sauber geführten analogen Passwortliste am schwarzen Brett zwar absolut hack-sicher, aber dafür etwas umständlich. Für Unternehmen mit mehr als einer Handvoll Mitarbeiter ist das schon nicht mehr geeignet. Und auch wer auch von unterwegs Zugriff haben möchte, kommt ohne server- oder cloudbasierte Passwort-Lösung nicht aus. Kostenlose Open Source-Systeme wie KeePass bieten sich für Unternehmen an, da sie von verschiedenen Endgeräten und Systemen aus nutzbar sind und Ihre Daten durch starke Verschlüsselung schützen. Alternativ zu dieser kostenlosen Lösung bieten auch viele Virenschutz-Anbieter kostenpflichtige Keyword-Manager an. Wenn Sie unsicher sind, welchem Anbieter Sie Ihre Passwörter anvertrauen wollen, wenden Sie sich am besten an Ihre IT-Abteilung.

 

Wenn der Kollege das AdWords-Konto angelegt hat – und jetzt nicht mehr da ist

Ein häufig auftretender Fehler sind personalisierte Zugänge. Da hat der Kollege, der vor drei Jahren für’s Marketing zuständig war, den AdWords-Account gemanagt und alle Zugänge angelegt. Natürlich auf seine persönliche Geschäfts-E-Mail-Adresse. Jetzt ist er aber nicht mehr im Unternehmen und seine Email-Adresse wurde bereits gesperrt – und damit auch Ihr Zugang zu einem Kanal, der monatlich mehrere tausend Euro wert ist. Sie können keine Daten mehr einsehen, nichts mehr ändern, keine neuen Nutzer hinzufügen. Katastrophe!

Was tun, wenn nichts mehr geht?

Wenn gar nichts mehr geht und Sie keinen Zugang mehr bekommen, hilft nur noch eins: Sie müssen neue Konten anlegen. Das bedeutet bei AdWords und Analytics auch, dass Sie neue Tracking-Tags generieren und auf Ihrer Seite einbinden müssen. Noch schlimmer ist jedoch, dass damit eine oft jahrelange Kontohistorie und damit wertvolle Daten verloren gehen. Nicht gut.

Best Practice: Personalisierte Zugangsdaten vermeiden

Unser Tipp: Lassen Sie es gar nicht erst so weit kommen. Legen Sie Admin-Zugänge zu wichtigen Accounts ausschließlich über allgemeine Firmen-Adressen an, wie beispielsweise marketing@unternehmen.de, für deren Verwendung mehrere Personen zugriffsberechtigt sind. Verwenden Sie diese Adresse am besten für alle Zugänge, um den Überblick zu behalten! Google unterstützt dieses Vorgehen, da es Ihnen mit einem Login den Zugang zu allen Google Tools öffnet, vom YouTube-Account bis zur AdWords-Kampagne. Denken Sie jedoch daran, regelmäßig das Passwort zu ändern, um den Zugriff ehemaliger Mitarbeiter zu unterbinden.

Google Login

 

Haben Sie überhaupt das Recht dazu? Zugriffsrechte für Kollegen und Partner vergeben

Häufig ist unklar, welche Rechte Ihre Partneragenturen genau haben oder brauchen. Informieren Sie sich darüber, welche Aufgabe erledigt werden soll. Handelt es sich um eine reine Analyse, reicht ein Lesezugriff völlig aus. Weitreichendere Rechte werden nur benötigt, wenn Änderungen durchgeführt werden müssen. Generell gilt: Schalten Sie Dritten nur so viele Rechte frei, wie unbedingt nötig. Das gilt im Übrigen auch für unerfahrene Mitarbeiter. „Ich hab einfach mal ein bisschen rumgeklickt“ hat schon häufig zu teuren Fehleinstellungen geführt! Besonders beliebt scheint es auf Kundenseite zu sein, einzelne über viele Monate optimierte Gebote auf Keyword- oder Anzeigengruppenebene einfach einmal drastisch zu erhöhen. Nach ein paar Tagen merkt man dann, dass sich der CPC fast verdoppelt hat und schlägt Alarm. Einige wenige Klicks eines unerfahrenen Mitarbeiters haben das Unternehmen dann aber bereits mehrere hundert Euro gekostet. Unser Tipp: Ersparen Sie sich den Ärger.

Best Practice zur AdWords-Zusammenarbeit: Einladung ins Dachkonto

Ein einfacher AdWords-Zugang für Agenturen kann über die Einladung ins Dachkonto erfolgen; dies ist die einfachste und sinnvollste Möglichkeit, Agenturen Zugriff auf AdWords zu geben – und bietet Unternehmen den Vorteil, dass Agenturen jederzeit wieder aus dem Konto entfernt werden können. Hierzu teilen Sie Ihrer Agentur einfach Ihre AdWords-Kundennummer mit. Die Agentur sendet Ihnen dann über das eigene Verwaltungskonto eine Einladung, Ihr Konto mit dem Verwaltungskonto der Agentur zu verknüpfen. Anschließend müssen Sie nur noch die Einladung annehmen. Dafür klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der rechten oberen Ecke und anschließend auf „Kontoeinstellungen“. In der Navigationsleiste gelangen sie dann über „Kontozugriff“ zur Option „Einladung annehmen“.

 

Kontozugriff in Google Adwords

Social Media: Wie privat muss Facebook sein?

Um eine Firmen-Seite anzulegen, muss man zunächst mit einem Privat-Profil registriert sein. Über den privaten Facebook-Zugang hat man dann jederzeit Zugriff auf die Firmenseite und wird informiert, wenn sich dort etwas tut. Wenn es sich nicht gerade um ein Familienunternehmen handelt, werden aber wohl die wenigsten Mitarbeiter dazu bereit sein, berufliches und privates derart zu vermischen. Außerdem stellt sich dann wieder die Frage, was ist, wenn der Mitarbeiter krank ist oder das Unternehmen verlässt.

Best Practice: Erfindungsreichtum ist gefragt

Auch wenn Facebook das eigentlich nicht gerne sieht, greifen daher viele Unternehmen zu einem sogenannten Fake-Profil. Dazu wird ein neuer Mitarbeiter kurzerhand erfunden. Sein Profil wird von allen Mitarbeitern gepflegt, die Zugriff auf die Unternehmens-Seite haben müssen. Wenn Ihre Kollegen einverstanden sind, räumen Sie ihnen aber zusätzlich über deren Privat-Profile Zugriffsrechte auf die Firmenseite ein – denn sogenannte Fake-Accounts laufen stets Gefahr von Facebook gesperrt oder gelöscht zu werden! Achten Sie jedoch wie immer darauf, nur den relevanten Mitarbeitern Zugriffsrechte zu gewähren – diese Zahl sollte wenn möglich begrenzt werden, damit der Überblick nicht verloren geht.

Fazit: Deshalb ist ein sorgfältiger Umgang mit Ihren Zugangsdaten Pflicht

Wenn es um Ihre Zugangsdaten geht, sollten Sie größtmögliche Vorsicht walten lassen. Die Faustregel lautet: Gehen Sie mit Ihren Online-Zugängen um wie mit Hausschlüsseln. In Ihren Konten verbergen sich hochsensible Daten, die vor dem Zugriff und der Manipulation durch Unbefugte geschützt werden müssen. Deshalb ist es unumgänglich, dass Sie stets den Überblick darüber bewahren, wer derzeit welche Zugriffsrechte zu Ihren Konten hat.

Best Practices im Umgang mit Ihren Online-Konten

  • Allgemeine E-Mailadressen für wichtige Zugänge nutzen
  • Regelmäßig Passwörter ändern
  • Ehemaligen Mitarbeitern und Partnern routinemäßig Zugriffsrechte entziehen
  • Zugänge und Passwörter in geschütztem Dokument aufbewahren
  • Partnern und Kollegen nur so viele Zugriffsrechte einräumen wie nötig

Falls Sie bei der Einrichtung Ihrer Konten und Zugriffsberechtigungen Unterstützung brauchen, helfen wir Ihnen gerne weiter. Jetzt kontaktieren!